De presencia a performance: la estrategia de eventos que nos ayudó a escalar hasta Series A

Más de 60 reuniones y 20 oportunidades en un solo evento. Así convertimos nuestra presencia en eventos en crecimiento tangible.

Una series A y muchos aprendizajes

2025 ha sido un año clave para Shakers. Cerramos una ronda de financiación de 14 millones de euros para escalar nuestra plataforma freelance con IA, y lo hicimos gracias a un conjunto de palancas estratégicas que han marcado la diferencia: una cultura fuerte, una alineación real entre marketing y ventas, una obsesión por medir bien… y, entre ellas, una que muchas veces se subestima: la estrategia de eventos.

Lejos de ver los eventos como “branding bonito” o como gasto difícil de justificar, en Shakers los convertimos en un canal real de crecimiento. Y lo hicimos con foco, estructura y objetivos claros.

Además, en el camino recibimos reconocimientos que nos confirmaron que íbamos en la dirección correcta, como el premio a la startup más escalable y la más destacada en la vertical de Future of Work en South Summit.

Por eso escribimos este artículo: no para contar batallitas, sino para compartir con otras startups, especialmente las que acaban de cerrar ronda, cómo pensamos, preparamos y activamos nuestra estrategia de eventos de cara a que os sirva de inspiración (a nosotros nos hubiese venido muy bien leer esto hace un par de años)

Si estás diseñando tu hoja de ruta para el Q3, esto te interesa.

Una estrategia pensada para cada segmento: small business, mid market y enterprise.

No todos los eventos son para todos.

En Shakers partimos de un marco claro: cada evento al que asistimos debe tener sentido para alguno de nuestros tres segmentos clave ,small business, mid market y enterprise y para los distintos perfiles de buyer persona a los que queremos llegar.

Group 483

Gracias a esta segmentación, conseguimos tener conversaciones que importan, activar al equipo correcto con la gente adecuada y en el momento justo.

1. Vamos a los eventos con objetivos (muy) claros

En Shakers tenemos una regla básica: a un evento no se va a ver qué pasa, se va a ejecutar una estrategia.

Cada vez que decidimos asistir a un evento, lo hacemos con un enfoque casi quirúrgico: definimos qué queremos conseguir, con qué tipo de cuentas queremos hablar, cuántas reuniones necesitamos agendar para justificar el esfuerzo, y cómo vamos a medir el impacto real más allá del “buenas sensaciones”.

Talent Day

Ejemplo 1

En 2024 asistimos a Talent Day con foco en perfiles enterprise del mundo de RRHH. Activamos a 4 accounts del equipo de enterprise y trabajamos sobre una base de datos de 200 contactos relevantes.

Además, diseñamos una dinámica de matchmaking para facilitar reuniones one-to-one con decision-makers del sector, lo que permitió elevar la calidad de las interacciones y reducir el ciclo comercial post-evento.

191

contactos impactados

reuniones cerradas después del evento

+45

conversaciones cualificadas

4YFN

Ejemplo 2

Activamos a un equipo de 4 SDRs para asistir a 4YFN con una meta clara: convertirlo en un evento generador de pipeline.

Fue un punto de inflexión: entendimos que cuando un evento se prepara como una campaña comercial completa, puede competir con cualquier canal de captación.

El equipo trabajó durante semanas para construir una agenda sólida y llegó al evento con una base de leads segmentada, priorizada y nutrida antes incluso de aterrizar en el recinto y:

reuniones

oportunidades de negocio

Siempre tenemos una hoja de ruta clara

Para nosotros, un evento no empieza el día que se abre la acreditación, todo arranca semanas antes con una hoja de ruta clara:

Listado con empresas/leads objetivo y priorización de cuentas.
Estrategia de contenido definida.
Métricas de éxito claras: nº de reuniones, % de conversión...
Mensajes de outreach trabajados y testeados
Acciones coordinadas entre MK y ventas
Objetivo para cada perfil clave

2. La preparación lo es TODO

Un evento empieza semanas antes del primer café en el stand.

En Shakers, sabemos que la diferencia entre “estar” y “ganar” un evento está en la preparación previa. Por eso trabajamos con un marco de planificación de al menos tres semanas, donde marketing, ventas y operaciones se alinean con un objetivo común: maximizar el impacto comercial del evento.

Semana -3 a -1: sincronización y activación de equipos

Desde Marketing:

Generamos hype: anunciamos nuestra participación con contenido teaser en LinkedIn, newsletters, vídeos breves del equipo, e incluso juegos o dinámicas que inviten al contacto antes del evento.
Activamos a todo el equipo asistente: preparamos un kit de social selling con ideas de publicaciones, copies, plantillas de mensajes e incluso creatividades. Nos aseguramos de que todos los perfiles estén alineados y activos en redes.
Diseñamos materiales de apoyo: desde presentaciones visuales hasta flyers interactivos o assets personalizados para cada tipo de buyer persona.

Team Member Card

Desde Sales:

Segmentamos y priorizamos cuentas: construimos una base de datos a partir de asistentes confirmados o insights del evento. Agrupamos cuentas por nivel de prioridad y perfil.
Lanzamos campañas de outreach personalizadas: vía LinkedIn, email o WhatsApp, activamos secuencias de contacto con foco en cerrar reuniones previas.
Coordinamos agendas: cada SDR o AE asiste con una agenda optimizada en función de su perfil de cuentas objetivo.

sales team ejemplo

Detalles que marcan la diferencia:

¿Tienes un event lover en tu equipo? Identifícalo y hazle tu mano derecha:

Quizás tienes en tu equipo a esa persona que le apasiona el mundo eventos y siempre pone sobre la mesa nuevas oportunidades a las que asistir. Una persona que disfruta de estos acontecimientos y que les saca el máximo partido posible.

En nuestro caso, Nico de Luis, COO de Shakers, es quien más nos ha ayudado a impulsar que los eventos sean un trabajo real del equipo de marketing y ventas.

Nico de luis event lover

Crea un calendario editorial colaborativo con el equipo asistente: así todos pueden publicar contenido alineado antes, durante y después del evento.

Hemos pasado de ir a eventos a “ver qué pasa” a convertirlos en auténticas operaciones de marketing y ventas orquestadas. Y los resultados se notan: más reuniones, mejores leads, conversaciones más cualificadas y una experiencia mucho más sólida para quien interactúa con Shakers.

3. Monta un buen sistema de atribución

Un evento sin poder medir es solo una foto bonita en LInkedin.

En Shakers, nos obsesiona medir el impacto real de todo lo que hacemos, y los eventos no son una excepción. Si queremos que formen parte de nuestro playbook de crecimiento, necesitamos saber con claridad qué funcionó, qué no, y qué podemos optimizar en el siguiente.

Atribución: ¿de dónde vienen realmente las oportunidades?

Cada lead generado en un evento se registra con su origen específico en nuestro CRM (HubSpot). Así podemos:

Distinguir entre leads generados por reuniones previas, contactos espontáneos en el evento o interacciones posteriores.
Analizar qué parte de la estrategia (marketing, SDRs, networking in situ) tuvo mayor impacto.
Comparar coste por lead cualificado (CPL) entre diferentes eventos, y con otros canales como paid o inbound.

Cómo hemos montado nuestro sistema de atribución:

Generamos un formulario común para todo el equipo. Una herramienta que les permite generar con agilidad los contactos y conversaciones mantenidas.
En este formulario incluímos campos ocultos que asignaban unos valores de atribución específicos:
- UTM_campaign: lo modificamos según el evento que tengamos entre manos.
- UTM_medium + canal origen: común a todos los "eventos"

slide 4-1-1

Así:

Centralizamos la información.
Generamos Informes detallados.
Alineamos y mejoramos seguimiento de prospectos.
Identificamos qué tácticas nos funcionan mejor.

Feedback interno: lo que no se ve en números

Además del análisis cuantitativo, implementamos un sistema de feedback interno post-evento que nos da una capa de aprendizaje cualitativo. Todos los perfiles asistentes (ventas, marketing, SDRs, producto…) responden a un breve formulario donde evaluamos diferentes puntos.

Luego, lo ponemos en común con el equipo involucrado en el evento para prepararnos de cara al futuro y seguir mejorando.

Group 484

Medir nos permite priorizar lo que realmente funciona, justificar inversiones con datos, y afinar cada vez más el modelo. Porque sí, los eventos pueden ser una gran palanca de crecimiento, pero solo si sabes qué medir.

4. Aporta valor antes, durante y después del evento

Antes del evento

Preparamos a todo nuestro equipo de ventas para que trabaje los prospectos que le interesaban del evento previamente:

Investigamos los asistentes, empresas que participan en ponencias y actividades y seguidores del evento previo.
Cada uno hace una selección de prospectos en los que está interesado y conecta con ellos previamente al evento con objetivo de cerrar un slot para verse en el durante.
Facilitamos también la tarea de generar reuniones con páginas activas de reserva de reuniones de Hubspot (similar a Calendly) que permite visualizar los slots disponibles.

En definitiva, la clave de las claves, lleva tu agenda cerrada.

El 50% de las reuniones que agendamos no se llegaron a realizar

En el último evento al que asistimos, conseguimos que el equipo llegase con más de 60 reuniones agendadas. Hay que dejar hueco a la improvisación y entender que en el día a día del evento pueden surgir muchas cuestiones, es normal que se caigan reuniones. Se flexible, la clave del éxito es ser constante.

Durante el evento

Aunque ir con reuniones cerradas con antelación, hacer networking activo, registrar contacto, moverte por el evento y no solo limitarte a permanecer estático en el stand es importante, aún lo es más querer aportar valor y que te lo aporten.

Ve con la mente abierta dispuesto a CONECTAR, y no tanto a vender.

Escucha, aprende, identifica oportunidades, disfruta de las conversaciones, esa es la base para establecer relaciones fructíferas en el largo plazo.

Además, todo el equipo de ventas deberá conocer al dedillo las dinámicas activas por parte del equipo de marketing (muy enfocadas a atraer gente al stand y a generar curiosidad en torno a la marca).

Ejemplos de dinámicas que a nosotros nos han funcionado durante eventos:

Ejemplos de dinámicas que nos han funcionado durante eventos

Juegos con premios

Tiro a la diana, un quién es quién relacionado con la marca, una porra...

Ver contenido

Entrevistas a perfiles top

Contenido que generado y editado puede ayudar a a los participantes a reforzar su marca personal y posicionarse como líderes en su sector, y a nosotros nos abre puertas para relaciones estratégicas.

Aquí ejemplo

Videoblog del equipo durante el evento

Motivas al equipo a participar y humanizas la marca

Ver vídeoblog

Después del evento

Tu equipo tiene que ser consciente que la mayor parte de sus esfuerzos y la generación de oportunidades llegará en el después del evento, en el buen trabajo y seguimiento de todas esas conversaciones generadas.

¿La clave en este momento? Seguir aportando valor:

Para leads más fríos, intenta mantener viva la llama:
- Aporta valor de manera menos directa con resúmenes de ponencias destacadas a la que asististe que eran de interés para ambos, demostrando que valoras su tiempo y te preocupas por su aprendizaje y desarrollo.
- Puedes ofrecerle contenidos de calidad generado por marketing: lead magnets, vídeos educativos, webinars...

Para leads más calientes, guíalos en próximos pasos para que prueben tu producto o solución:
- Ten claro el canal por el que prefieren continuar la conversación y pónselo fácil: ofréceles una demo, casos de éxito breves o recursos que puedan darle más información, resolverle dudas y guiarlos en próximos pasos.
- Asegura que esa comunicación es fluida y continua. Da respuestas rápidas a sus preguntas y guiales para que puedan sentir en su propia piel los beneficios de tu producto.

5. Analiza resultados, saca conclusiones, aplica mejoras

Necesitas analizar los resultados, no solo una semana después del evento, sino también meses después para poder verlo con perspectiva suficiente.

Qué puntos es importante que analices:

No es un secreto para nadie, es evidente, tener visibilidad sobre el Retorno de la Inversión (ROI) es una métrica fundamental.
Entiende la calidad de los leads que generaste, ¿eran decision makers? ¿han avanzado las conversaciones o se han convertido en oportunidad?
Evalúa la eficacia de tus estrategias activas para entender la efectividad de las reuniones agendadas, calidad de interacciones del evento, impacto de las campañas de seguimiento...
Recoge y da feedback a tu equipo, sus sensaciones y experiencia personal te dará información valiosa sobre lo que funcionó y lo que no funcionó.
Y con todos estos insights conseguidos OPTIMIZA tu estrategia. Repite eso que te ha funcionado, deshecha lo que no, y mejora con lo que te has quedado a medias.

Me sorprendió mucho cómo funcionó el enfoque estratégico que le di a la acción de venir a jugar a la diana desarrollada por el equipo de marketing para activar conversaciones y agendar reuniones en el pre-evento. Envié 150 correos y logré una tasa de apertura del 70%, de esos cerré reuniones con 15 de ellos.

Eduardo Marín, Enterprise Business Development

De presencia a performance: la estrategia de eventos que nos ayudó a escalar hasta Series A

Una series A y muchos aprendizajes

Una estrategia pensada para cada segmento: small business, mid market y enterprise.

1. Vamos a los eventos con objetivos (muy) claros