Te desvelamos las claves de nuestra estrategia de eventos

1. ¿Tienes un event lover en tu equipo? Identifícalo y hazle tu mano derecha

Quizás tienes en tu equipo a esa persona que le apasiona el mundo eventos y siempre pone sobre la mesa nuevas oportunidades a la que asistir. Una persona que disfruta de estos acontecimientos y que le saca el máximo partido posible. 

Apóyate en esa persona para planificar la estrategia base sobre la que construirás todo el éxito del evento. 

En nuestro caso, montamos la estrategia con un mes de antelación a los eventos y empezamos a ejecutarla entre 2-3 semanas antes. 

Tu event lover es pieza clave para motivar al equipo y que sirva de referente de buenas prácticas. 

En nuestro caso, Nico de Luis, COO de Shakers, es quien más nos ha ayudado a impulsar que los eventos sean un trabajo real del equipo de marketing y ventas. 

2. Ten foco, define una estrategia previa clara 

La preparación lo es TODO. Durante las tres semanas de ejecución de la estrategia nos dedicamos a: 

Desde marketing...

• Generar hype sobre nuestra participación en el evento. Empezamos a hacer ruido e inundar las redes de las acciones que vamos a llevar a cabo durante el evento: juegos, entrevistas etc. 
  
  
• Motivar y movilizar a todo el equipo que va a asistir al evento para implementar una estrategia de social selling efectiva y alineada: organizar un calendario editorial de publicaciones, dar ideas de contenido o ayudar a generarlo, etc. 

Desde ventas...

• Han invertido esas tres semanas en identificar cuentas de clientes potenciales y generar nuevas relaciones. Agendar reuniones previas al evento nos permite ir "sobre seguro" (aunque teniendo en cuenta que para los eventos también se necesita margen de improvisación). 

3. Monta un buen sistema de atribución para poder medir bien todo lo que consigas generar

En nuestro caso, consideramos el evento un canal de marketing más. Los eventos suponen una inversión importante de tiempo y budget, por eso, poder medir su retorno de manera efectiva es crucial. 

Decidimos centralizar en Hubspot un sistema que nos pidiese controlar esa atribución y seguimiento de contactos de manera efectiva. Te cuento en qué consistía: 

• Generamos un formulario común para todo el equipo. 
  
  
  • El objetivo de este formulario es poder poner en manos del equipo una herramienta para registrar con agilidad los contactos generados y conversaciones mantenidas durante el evento.
    
    
• En este formulario incluímos unos campos ocultos que asignaban valores de atribución específicos a cada interacción. Concretamente: 
  
  
  • utm_campaign: lo vamos modificando dependiendo del evento activo que tengamos entre manos
    
    
  • utm_medium + canal origen: común a todos "evento".

Este sistema nos ayuda a: 

• Centralizar la información.
• Generar informes detallados que nos permita tomar decisiones de cara a la estrategia de futuros eventos.
• Alinearnos y mejorar el seguimiento de prospectos.
• Identificar qué tácticas nos funcionaron mejor.

4. Aporta valor antes, durante y después del evento

Antes del evento

Preparamos a todos nuestro equipo de ventas para que trabajase los prospectos que le interesaban del evento previamente:

• Investigamos los asistentes, empresas que participan en ponencias y actividades y seguidores del evento previo. 
  
  
• Cada uno hace una selección de prospectos en los que está interesado y conecta con ellos previamente al evento con objetivo de cerrar un slot para verse en el durante.
  
  
• Facilitamos también la tarea de generar reuniones con páginas activas de reserva de reuniones de Hubspot (similar a Calendly) que permite visualizar los slots disponibles. 

En definitiva, la clave de las claves, lleva tu agenda cerrada.

Durante el evento

Aunque ir con reuniones cerradas con antelación, hacer networking activo, registrar contacto, moverte por el evento y no solo limitarte a permanecer estático en el stand es importante, aún lo es más querer aportar valor y que te lo aporten.

Ve con la mente abierta dispuesto a CONECTAR, y no tanto a vender.

Escucha, aprende, identifica oportunidades, disfruta de las conversaciones, esa es la base para establecer relaciones fructíferas en el largo plazo. 

Además, todo el equipo de ventas deberá conocer al dedillo las dinámicas activas por parte del equipo de marketing (muy enfocadas a atraer gente al stand y a generar curiosidad en torno a la marca). 

Ejemplos de dinámicas que a nosotros nos han funcionado durante eventos: 

🎁  Juegos con premios: tiro a la diana, un quién es quién relacionado con marca, una porra

💬 Entrevistas a perfiles top del evento (contenido que generado y editado pueden ayudar para posicionamiento de sus marcas personales).

📹 Videoblog del equipo durante el evento (motivas al equipo a participar y humanizas la marca)

Aquí una pildorita de nuestro quién es quién para que te inspires (y veas lo bien que nos lo pasamos).

Después del evento

Tu equipo tiene que ser consciente que la mayor parte de sus esfuerzos y la generación de oportunidades llegará en el después del evento, en el buen trabajo y seguimiento de todas esas conversaciones generadas. 

¿La clave en este momento? Seguir aportando valor: 

• Para leads más fríos, intenta mantener viva la llama:
  • Aporta valor de manera menos directa con resúmenes de ponencias destacadas a la que asististe que eran de interés para ambos, demostrando que valoras su tiempo y te preocupas por su aprendizaje y desarrollo. 
    
    
  • Puedes ofrecerle contenidos de calidad generado por marketing: lead magnets, vídeos educativos, webinars... 
    
    
• Para leads más calientes, guíalos en próximos pasos para que prueben tu producto o solución:
  • Ten claro el canal por el que prefieren continuar la conversación y pónselo fácil: ofréceles una demo, casos de éxito breves o recursos que puedan darle más información, resolverle dudas y guiarlos en próximos pasos. 
    
    
  • Asegura que esa comunicación es fluida y continua. Da respuestas rápidas a sus preguntas y guiales para que puedan sentir en su propia piel los beneficios de tu producto. 

4. Analiza resultados, saca conclusiones, aplica mejoras

Necesitas analizar los resultados, no solo una semana después del evento, sino también meses después para poder verlo con perspectiva suficiente. 

Qué puntos es importante que analices: 

• No es un secreto para nadie, es evidente, tener visibilidad sobre el Retorno de la Inversión (ROI) es una métrica fundamental.
  
  
• Entiende la calidad de los leads que generaste, ¿eran decision makers? ¿han avanzado las conversaciones o se han convertido en oportunidad? 

• Evalúa la eficacia de tus estrategias activadas para entender la efectividad de las reuniones agendadas, la calidad de las interacciones del evento, el impacto de las campañas de seguimiento... 

• Recoge y da feedback a tu equipo, sus sensaciones y experiencia personal te dará información valiosa sobre lo que funcionó y lo que no funcionó. 

Y con todos estos insights conseguidos OPTIMIZA tu estrategia. Repite eso que te ha funcionado, deshecha lo que no, y mejora con lo que te has quedado a medias.